W poprzednich edycjach poradnika poruszona została kwestia zapewniania odzieży roboczej pracownikom oraz związanego z tym księgowania kosztów. Dzisiaj tematem będzie podobne zagadnienie, tym razem jednak związane ze świadczeniami wobec pracowników. Jak bowiem – w świetle prawa podatkowego – firma traktować ma ekwiwalenty świadczeń na rzecz swoich pracowników?
Kontynuując tutaj wcześniejszy wątek ubrań, załóżmy że odzież robocza nie jest prana ani przez firmę, ani przez podwykonawcę – zadanie to wykonują we własnym zakresie pracownicy, i otrzymują za to ekwiwalent w formie świadczenia pieniężnego. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są […] świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Powyższy zapis – zwalniający pracownika z konieczność opodatkowania uzyskanego w ten sposób ekwiwalentu – ma jednak obustronne działanie. Zaliczenie powyższych kosztów do pracowniczych świadczeń pozwala zaliczyć je również do wspominanych w art. 22 ust. 6ba tej samej ustawy:
Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
Które odliczyć można w zeznaniu podatkowym jako koszta uzyskania przychodów
Istotne jest jednak miejsce, w które wpisana zostanie ekwiwalent – zgodnie z objaśnieniem do rozporządzenia Ministra Finansów z 2014, świadczenia tego typu zaliczają się do „pozostałych wydatków”. Jako że nie jest to wynagrodzenie, nie można zaliczyć go do przeznaczonej do świadczeń ze stosunku pracy kolumny 12 – konieczne jest zaksięgowanie go do kolumny 13 oraz udokumentowanie (potwierdzone – na przykład – listą płac).