Specjalistyczna odzież dla pracowników firmy coraz częściej staje się normą, a nie luksusem – czasy, kiedy w firmowych ubraniach można było zobaczyć co najwyżej hostessy stają się przeszłością, a przedsiębiorcy coraz częściej doceniają korzyści z firmowego uniformu. W poprzednich artykułach poruszana była kwestia świadczeń dla pracowników (między innymi w sprawie dojazdów czy szkoleń), tutaj z kolei skupimy się na kwestii służbowej odzieży.
Powodów za tym jest parę – poza najbardziej oczywistym (reklama) dochodzi jeszcze łatwość w rozpoznawaniu pracowników (w przypadku zawodów bardziej skupionych na kontaktach z ludźmi) czy poczucie przynależności/wspólnoty. Pytaniem jest jednak, jak – w świetle prawa podatkowego – rozpatrywać taki zakup przez firmę. Z jednej strony mamy bowiem kwestię najbardziej oczywistą, to jest: odzież roboczą. Zgodnie z Art. 2377. § 1. Kodeksu Pracy:
Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy
Jest to – jak powiedziano – najprostszy z przypadków, który raczej nie sprawia nikomu problemów jeżeli chodzi o interpretację. Jako że obowiązek zapewnienia powyższego wynika z ustawy, naturalnym jest że kupno ubioru roboczego można odliczyć od podatku.
W wielu zawodach naturalnym jest, że pracodawca zapewnia swoim pracownikom ochronną odzież – od pospolitych drelichów po wyspecjalizowane narzędzia ochronne. Problem pojawia się jednak w momencie, w którym chcielibyśmy wyznaczyć granicę tego gdzie sytuuje się „odzież robocza”. Owszem, kombinezon pracownika Elektrowni Dolna Odra bez wątpliwości stanowi służbowe odzienie – jednak czy to samo powiedzieć można o firmowym polarze, który wskazywać ma klientom np. specjalistę od działu elektroniki? Jeżeli kierować by się zeszłorocznymi interpretacjami Dyrektorów Izb Skarbowych w Katowicach i Warszawie (odpowiedzi z 8 marca i 8 kwietnia 2016 roku) – tak. W swoich decyzjach potwierdziły one zwyczajową praktykę, wedle której za ubiór roboczy uznaje się specjalną odzież noszoną tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów innych niż służbowe. Inaczej mówiąc – tak długo, jak wykazać można związek ubioru z wykonywaną pracą, możliwe jest zaliczenie go do ubioru służbowego (w sposób podobny do poruszanej tutaj kwestii reprezentowania firmy)
W podobny sposób wygląda sytuacja z pracownikami tymczasowymi – zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca ma w obowiązku zapewnić pracownikowi odpowiednie (higieniczne) warunki. Zawiera się w tym również odpowiedni ubiór roboczy, który – jak w poprzednim przypadku – można odpisać sobie od podatku. Jest tylko jedna kwestia – w odróżnieniu od normalnej umowy (gdzie strój przypada pracownikowi niejako „z automatu”), tutaj ten rodzaj zobowiązania musi zostać jasno określony.
Kończąc, warto też dodać co nie stanowi – w myśl ustawy – stroju roboczego. Zaliczają się do niego wszelkiego rodzaju ubrania, które bezpośrednio nie oddziaływają na warunki pracy lub obowiązek ich noszenia ma raczej charakter zwyczajowy, a nie warunkowany rzeczywistymi potrzebami. Dla przykładu: garnitur – choć nieodzowny w wielu zawodach – nie stanowi sam w sobie konieczności, i nie można potraktować go jako firmowego wydatku (o różnicy między prywatnym a służbowym wykorzystaniem majątku firmy więcej przeczytasz tutaj).