Posiadanie samochodu firmowego wiąże się z koniecznością przestrzegania określonych zasad dotyczących ewidencji. Zazwyczaj pojazdy, dla których przewidziano okres używalności ponad rok, podlegają wpisaniu do ewidencji środków trwałych. Konsekwencją wpisania samochodu do środków trwałych jest uprawnienie do zaliczenia kosztów ich nabycia do kosztów podatkowych i rozliczenia ich w postaci odpisów amortyzacyjnych.
Koszty związane z bieżącą eksploatacją auta będą odliczane od przychodu na bieżąco jako wydatki, które zostały poniesione w związku z jego używanie na potrzeby prowadzonej działalności. Jednym z podstawowych kosztów podatkowych, który jest jednocześnie kosztem użytkowania samochodu jest wartość ubezpieczenia. Samochód podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu OC. Przedsiębiorca ma również możliwość rozszerzenia ubezpieczenia o ubezpieczenia dobrowolne tj. ubezpieczenie autocasco, NNW czy ubezpieczenie assistance. Polisa ubezpieczeniowa stanowi wówczas dowód księgowy. Musi zawierać jednak określone dane tj: strony umowy, datę wystawienia, przedmiot, zakres ubezpieczenia, wysokość składki ubezpieczeniowej oraz podpis stron i datę płatności.
Kolejnym kosztem podatkowym są wydatki, które są związane z bieżącą eksploatacją samochodu, z jego naprawami. Do kosztów będą zaliczane: koszty przeglądów technicznych, naprawy oraz części zamienne do pojazdu czy montaż dodatkowych urządzeń, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Koszty podatkowe w przypadku samochodu firmowego są ewidencjonowane na takich samych zasadach, jak w przypadku pozostałych zakupów. Obowiązuje zasada, iż koszty podatkowe są odliczane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Ważne jest prawidłowe dokumentowanie wydatków.