W celu dokonania pełnego odliczenia podatku muszą zostać spełnione łącznie 2 warunki (art. 86a ustawy o VAT ):
– sposób wykorzystywania ww. pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, wyklucza ich użycie do celów prywatnych,
– wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.
Podatnicy wykorzystujący wspomniane „pojazdy samochodowe” wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, są ponadto obowiązani do złożenia w urzędzie skarbowym informacji o tych pojazdach (formularz VAT-26) w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. W razie niezachowania tego terminu, pełne odliczenie znajdzie zastosowanie dopiero do wydatków poniesionych od dnia jej złożenia.
Jak należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?Ewidencja przebiegu pojazdu musi zatem potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu. Ewidencja ta winna być prowadzona w ten sposób od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia wykorzystywania „pojazdu samochodowego”. Powinna ona zawierać:- numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,- stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,- wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:a) kolejny numer wpisu,b) datę i cel wyjazdu,c) opis trasy (skąd – dokąd),d) liczbę przejechanych kilometrów,e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeśli nie jest ona podatnikiem,Pojazdy specjalne zwolnione z obowiązku ewidencji przebiegu- liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.Przez okres rozliczeniowy należy przy tym rozumieć okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów VAT, a więc – w zależności od tego, jak rozlicza się podatnik – miesiąc albo kwartał.Samochody a prawo do odliczenia podatku naliczonegoJeżeli osoba kierująca pojazdem wykonuje w danym dniu kilka podróży służbowych (np. z Krakowa do Tarnowa, z Tarnowa do Rzeszowa, z Rzeszowa do Kielc i z Kielc doKrakowa), to można dokonać jednego wpisu (na koniec dnia), zawierającego cel wyjazdu w poszczególnych miastach (np. nazwy zaopatrywanych sklepów), opis trasy (np. Kraków – Tarnów – Rzeszów – Kielce – Kraków), sumę przejechanych w tym dniu kilometrów.Powyższa zasada dokonywania jednego wpisu nie znajdzie jednak zastosowania w przypadku świadczenia takich usług jak usługi taksówek osobowych (przewozu osób) oraz taksówek bagażowych (przewozu bagażu), w których to obszarach dla rzetelności prowadzonej ewidencji konieczna jest większa jej szczegółowość.Odliczenie VAT od samochodów 2014 – wydatki eksploatacyjneJeśli pojazd samochodowy udostępniany jest osobie niebędącej pracownikiem podatnika (np. klientowi), to wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym powinien być dokonany przez osobę, która udostępnia pojazd, i obejmować:- kolejny numer wpisu,- datę i cel udostępnienia pojazdu,- stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,- liczbę przejechanych kilometrów,- stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,- imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona także formie elektronicznej. W takim przypadku wpisów w niej oraz potwierdzania autentyczności tych wpisów – gdy wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem – można dokonywać w formie elektronicznej.Co istotne, w razie wystąpienia wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełnych zapisów, luk w poszczególnych pozycjach, sprzecznych zapisów, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym itp.), nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.Zauważyć przy tym należy, że przepisy dotyczące rozliczania kosztów podatkowych nie przewidują tak rygorystycznych wymogów odnośnie prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu.Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w okresie przejściowymW odniesieniu do pojazdów, które zostały nabyte bądź były już użytkowane w ramach umów „długoterminowych” przed dniem 1 kwietnia 2014 r., ewidencja przebiegu powinna być prowadzona począwszy od dnia, w którym poniesiono pierwszy od dnia 1 kwietnia br. wydatek związany z tymi pojazdami.Przez „poniesienie wydatku” należy przy tym rozumieć dokonanie wpłaty zaliczki na poczet zakupu towaru czy usługi, lub też nabycie towaru bądź usługi – w zależności od tego, która z tych sytuacji pierwsza miała miejsce.Wyłączenie wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazduObowiązek prowadzenia ewidencji – dla celów pełnego odliczenia VAT – został wyłączony w przypadku pojazdów samochodowych:a) przeznaczonych wyłącznie do:- odprzedaży – jeśli odprzedaż tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika,- sprzedaży – w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika, jeżeli sprzedaż stanowi przedmiot działalności podatnika,- oddania do odpłatnego używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – jeśli oddanie do odpłatnego używania tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;Specjalny system korekt VAT dla samochodówb) w odniesieniu do których:- podatnik zdecyduje się korzystać z ograniczonego prawa do odliczenia podatku naliczonego pomimo wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej,- podatnikowi nie przysługiwało w ogóle prawo do obniżenia VAT z uwagi na wykorzystywanie tych pojazdów wyłącznie do działalności zwolnionej od tego podatku.Co istotne, to zwolnienie z konieczności prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane – choćby przejściowo – do innych celów (jak np. jazda próbna, użytek służbowy podatnika). W odniesieniu więc do pojazdu, który przykładowo jest przeznaczony do odprzedaży, lecz przed jej dokonaniem jest wykorzystywany przez podatnika jako pojazd demonstracyjny, nie ma zastosowania zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu. Ewidencja dla tego rodzaju pojazdu (jeżeli jest to pojazd obiektywnie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej) musi być prowadzona i powinna zawierać powyżej wskazane elementy, aby przysługiwało prawo do odliczenia 100% VAT w odniesieniu do wydatków z nim związanych.