Na administratorze danych osobowych spoczywają określone obowiązki. Jednym z nich jest obowiązek informacyjny. Obowiązek ten musi być spełniony w momencie gromadzenia danych oraz na każdym dalszym etapie przetwarzania danych osobowych.
W przypadku, gdy pozyskiwane są dane administrator danych informuje daną osobę, której dane dotyczą o zasadach ich wykorzystania. Ten obowiązek musi być spełniony niezależnie od tego czy dana osoba występuje z wnioskiem o udzielenie informacji, czy też nie. Natomiast już na każdym dalszym etapie przetwarzania danych, informacja o zasadach wykorzystania danych jest udzielania tylko wtedy, gdy dana osoba wystąpi z takim wnioskiem.
Obowiązek informacyjny jest związany ze źródłem pochodzenia danych. Dane mogą być pozyskiwane od samej osoby, której dotyczą bądź też od osoby trzeciej. I tak w przypadku, gdy dane są zbierane od osoby, której dotyczą dane, administrator jest zobowiązany do poinformowania jej o:
adresie swojej siedziby oraz swojej pełnej nazwie,
o miejscu swojego zamieszkania,
imieniu i nazwisku – w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna,
celu, dla którego zbieranie są dane,
o znanych mu w czasie udzielania informacji, przewidywanych odbiorcach bądź kategoriach odbiorców danych,
prawie dostępu do treści swoich danych,
poprawiania danych,
dobrowolności bądź obowiązku podania danych, podstawie prawnej.
Co do zasady obowiązek informacyjny musi być wykonany w momencie pozyskiwania danych.
Natomiast w przypadku, gdy dane są zbierane od osoby trzeciej, administrator musi również poinformować tę osobę, której dane dotyczą o: adresie swojej siedziby, pełnej nazwie, (miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku), zakresie oraz celu zbierania danych, o odbiorcach, kategoriach odbiorców danych; źródle danych; prawie dostępu do treści danych, poprawiania ich oraz uprawnieniach wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.