Opisywanie dokumentów księgowych
Każdy dokument księgowy wymaga zatwierdzenia pod względem formalno – rachunkowych oraz merytorycznych. Zatwierdzenia dokonuje upoważniona do tego osoba. Konieczne jest również opisanie go w taki sposób, aby nie było wątpliwości co do klasyfikacji wydatku czy też źródła jego finansowania.
Kontrola dokumentów jest potwierdzona podpisem osoby upoważnionej wraz ze wskazaniem daty jej przeprowadzenia. W sytuacji gdy zostaną stwierdzone nieprawidłowości i niezastaną one usunięte główny księgowy ma prawo odmówić podpisania dokumentu.
Kontrola merytoryczna pozwala na stwierdzenie czy dane zawarte w dokumencie księgowym odpowiadają rzeczywistości a także czy dana operacja gospodarcza była celowa w świetlne gospodarczym oraz zgodna z obowiązującymi przepisami. Na odwrocie dokumentu umieszcza się adnotację: „Sprawdzono pod względem merytorycznym” wraz z czytelnym podpisem pracownika odpowiedzialnego za dokonanie konkretnego wydatku.
Podczas kontroli formalno-rachunkowej wykrywane są dokumenty, które posiadają wady formalne czy rachunkowe. Takie dokumenty nie mogą zostać zaksięgowane. Pracownik po wykonaniu kontroli opatrzy dokument adnotacją: „Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym”.
Każdy dowód księgowy musi zawierać potwierdzenie sprawdzenia oraz zakwalifikowania go do wpisu do ksiąg rachunkowych. Następuje to poprzez wskazanie miesiąca, w którym dokument księgowy ma zostać ujęty w księgach rachunkowych, oraz kont, na których dana operacja ma zostać zaksięgowana. Na dokumencie księgowym umieszcza się również podpis osoby, która jest odpowiedzialna za te wskazania.
W przypadku gdy dowód księgowy jest wystawiany np. komputerowo, a technika przetwarzania danych wskazuje w sposób jednoznaczny jak należy zaksięgować dowód księgowy, nie ma obowiązku umieszczania takich danych.