Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe przedsiębiorca musi przechowywać w należyty sposób. Dokumenty muszą być chronione przed niedozwolonymi zmianami, zwłaszcza przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem bądź też zniszczeniem.
Księgi rachunkowe mogą być również prowadzone przy użyciu komputera, wówczas podmiot musi stosować odporne na zagrożenia nośniki danych. Dodatkowo konieczne jest właściwe dobranie stosownych środków ochrony zewnętrznej, stosowanie odpowiednich programów czy rozwiązań organizacyjnych. Przedsiębiorca tworzy również rezerwowe kopie danych. W przypadku, gdy system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych nie spełnia wymagań określonych ustawą, zapisy powinny mieć również formę papierową.
Wszystkie dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci według porządku wynikającego z ksiąg rachunkowych. Dokumenty muszą być podzielone na okresy sprawozdawcze, tak aby możliwe było ich w przyszłości sprawne odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych oraz dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się poprzez nazwy ich rodzaju, symbolem końcowych lat oraz końcowym numerem w danym zbiorze.
Większość dokumentów przechowuje się co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Co najmniej pięcioletni okres przechowywania obowiązuje w stosunku do ksiąg rachunkowych, dokumentów inwentaryzacyjnych. W przypadku kart wynagrodzeń pracowników oraz ich odpowiedników, dokumenty te są przechowywane przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych czy podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat. Wyjątek stanowią roczne sprawozdania finansowe, które zostały zatwierdzone, one podlegają trwałemu przechowywaniu.