Zapasy w przedsiębiorstwie zabezpieczają ciągłość procesów gospodarczych oraz zwiększają elastyczność przedsiębiorstwa wobec klientów. Dzięki odpowiedniej ilości zapasów możliwa jest realizacji zamówień w odpowiedniej ilości oraz odpowiednim czasie, zgodnie z potrzebami odbiorców. W przypadku wysokiej inflacji zapasy pozwalają na uzyskanie korzyści związanych ze wzrostem cen zaopatrzenia.
Utrzymywanie zapasów na odpowiednim poziomie wiąże się z określonymi kosztami dla przedsiębiorstwa. Firma musi dysponować odpowiednią powierzchnią magazynową, konieczne jest także zatrudnianie dodatkowych pracowników czy ubezpieczenie zapasów przed nieprzewidzianymi zdarzeniami losowymi. Im większa ilość zapasów, tym większe koszty ponosi przedsiębiorstwo z tego tytułu.
Zarządzanie zaspami opiera się głównie na analizie rachunku ekonomicznego, ze szczególnym uwzględnieniem korzyści oraz kosztów posiadania zapasów. Wzrost zapasów wiąże się ze zmniejszeniem częstotliwości zamówień, co w konsekwencji skutkuje spadkiem kosztów związanych z pozyskiwaniem materiałów. Firma może uzyskać również określone upusty cenowe czy lepsze warunki cenowe w przypadku, gdy zamawia większe partie towarów. Zmniejszają się również koszty manipulacyjne związane z procesem zamawiania towarów. Bieżący dostęp do towarów jest szczególnie ważny z punktu widzenia ciągłości produkcji.
Dużą rolę w przedsiębiorstwie odgrywa proces optymalizacji zapasów. Optymalizacja zapasów wymaga dokonania oddzielnej analizy poszczególnych pozycji asortymentowych. Jest to proces dość pracochłonny zwłaszcza w przedsiębiorstwa, które wykorzystują setki różnych towarów.