Archiwizacja dokumentów pracowniczych
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest konieczność przechowywania określonych dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników oraz ustaniem zatrudnienia. Obowiązek przechowywania dokumentacji wynika z kodeksu pracy. Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów pracowniczych wiąże się z karą grzywny nawet do 30 tys. zł.
Pracownik co więcej może również wystąpić o poniesienie przez pracodawcę odpowiedzialności odszkodowawczej jeśli dokumenty zostaną zniszczone bądź też utracone.
Okres archiwizacji dokumentów jest zależny od rodzaju dokumentów. Dokumentację dzielimy na dokumentację pracowniczą, dokumentację, która jest związana z ZUS, z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych oraz na dokumenty podatkowe.
Dokumentacja pracownicza to wszelkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy, akta osobowe pracowników. Okres przechowywania wynosi 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Listy obecności są dokumentami o krótkotrwałym znaczeniu i mogą być zniszczone po pełnym ich wykorzystaniu. Wnioski urlopowe powinny być przechowywane przez okres co najmniej 2 lat. Dokumentację z związana z bhp (wypadki zbiorowe, śmiertelne czy też powodujące inwalidztwo) przechowuje się przez 25 lat, a dokumentację związaną z innymi wypadkami 10 lat.
Czas przechowywania dokumentów ZUS zależny jest od rodzaju dokumentów. I tak dokumenty zgłoszeniowe płatnika składnika, osoby ubezpieczonej trzeba przechowywać minimum 5 lat. Natomiast dokumenty rozliczeniowe (ZUS RCA itp.) powinny być przechowywane przez okres 5 lat liczonych od dnia, w którym zostały przekazane do ZUS. Dokumenty płatnicze trzeba przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązań podatkowych czy też potwierdzenia przez ZUS określonych uprawnień pracowniczych.