Konieczność prowadzenia i przechowywania określonych dokumentów ściśle wiąże się z wybraną formą opodatkowania.
Zasady ogólne
Przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ewidencjonowania kosztów uzyskania określonych przychodów, sporządzania spisu z natury, ewidencjonowania wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych.
Ta forma opodatkowania wymaga również prowadzenia kart określających przychód zatrudnionych pracowników. Po przekroczeniu wysokości przychodów 1,2 mln euro konieczne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przedsiębiorca musi również odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy do każdego 20 dnia miesiąca po miesiącu rozliczeniowym. Można również rozliczać zaliczki kwartalnie.
Podatek liniowy
Konieczne jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub księgi rachunkowej. Przedsiębiorca wpłaca również zaliczki na podatek dochodowy, miesięcznie bądź kwartalnie do 2o dnia każdego miesiąca po danym miesiącu rozliczeniowym. Do 30 kwietnia składa się PIT-36L.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Odprowadzany jest podatek należny do 20 dnia następnego miesiąca. Przedsiębiorca składa również zeznanie roczne PIT-28.
Karta podatkowa
Przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg czy też składania zeznań podatkowych i wpłacania danych zaliczek na podatek dochodowy. Konieczne jest jednak wydawanie rachunków czy faktur na żądanie klienta. Przedsiębiorca musi przechowywać dokumenty potwierdzające bądź sprzedaż tworu bądź świadczenie usługi prze okres co najmniej 5 lat podatkowych. Ta forma opodatkowania wymaga również prowadzenia ewidencji zatrudnienia w formie książki ewidencji. Przedsiębiorca ma obowiązek każdoroczne składać w urzędzie skarbowym roczną deklarację PIT-16A, w terminie do 31 stycznia. Podatek może ulec obniżeniu o kwotę, która została zapłacona na ubezpieczenie zdrowotne.