
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencja środków trwałych dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów powinna zawierać przynajmniej następujące elementy:
liczbę porządkową;
datę nabycia;
datę przyjęcia do używania;
określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
określenie środka trwałego;
symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
wartość początkową;
stawkę amortyzacyjną;
kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji, a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
zaktualizowaną wartość początkową;
zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
przyczyny i datę likwidacji bądź zbycia.
Zapisów dotyczących środków trwałych w ewidencji dokonuje się najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. W przypadku późniejszego wprowadzenia uznaje się, że środek trwały nie został ujawniony. Odpisy amortyzacyjne od ujawnionego środka trwałego nieobjętego dotychczas ewidencją są dokonywane dopiero od miesiąca następującego po tym, w którym środek zostały wprowadzony do ewidencji.
Ewidencja środków trwałych jest podstawą do zaliczania amortyzacji w koszty działalności. W przypadku braku ewidencji środków trwałych odpisy amortyzacyjne nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
W przypadku, gdy podatnik zmienia formę opodatkowania, zakładając ewidencję jest zobowiązany uwzględnić w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego.