Negocjacje i rozbudowa bazy znajomości stanowią integralny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, podobnie jak okazywana przy ich okazji wystawna gościnność. W branży, w której tak dużo zależy od osobistej opinii kontrahenta wyjątkowo istotnym jest, aby zaprezentować się z dobrej strony oraz zbudować relacje nie tylko na gruncie zawodowym, ale również prywatnym i interpersonalnym. Prawo podatkowe uwzględnia związane z kontaktami biznesowymi wydatki, uznając je za „koszta reprezentacji” i zezwalając na odpisanie ich jako koszt uzyskania przychodu
Jednak definicje prawne – co przyznają sami juryści – są tutaj wyjątkowo niejasne i zostawiają szerokie pole do interpretacji. Zgodnie z obowiązującymi interpretacjami jednak można wyznaczyć pewne kategorie, które na pewno kwalifikują się do zwrotu. Zalicza się do nich:
-
Poczęstunek na spotkaniach: integralna część dobrej biznesowej etykiety, spotkania czy firmowe obiady są uwzględniane przez ustawę jako możliwe do odpisania. Jednak – na co warto uważać – według interpretacji organów podatkowych do wspomnianego w obu ustawach zapisu (kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych – patrz art. 16 ust. 1 pkt 28 lub art. 23 ust. 1 pkt 23) nie kwalifikują się drobne poczęstunki (ciastka, kawa, herbata)
-
Szkolenia dla kontrahentów: w przypadku stosunków firma-podwykonawca lub firma-sprzedający możliwe jest zorganizowanie specjalnych szkoleń, jak również odliczenie ich od opodatkowanej kwoty. W skład możliwych do zapisania wydatków wchodzą zarówno te bezpośrednio powiązane z samym szkoleniem (materiały, sprzęt, wynagrodzenie ewentualnych gości), jak również koszta poboczne (kwaterunek uczestników, catering, wynajęcie miejsca). Jednak – i tu znowu wziąć trzeba pod uwagę interpretację NSA – nie zalicza się do kosztów uzyskania dochodów „elementów rozrywkowych” takich szkoleń
-
Upominki: tutaj sytuacja może być podwójnie trudna, jako że unikać trzeba nie tylko podejrzeń o korupcję, ale również rozróżnienia pomiędzy „kosztami reprezentacji” a reklamą. O przypadku tej drugiej mówić możemy kiedy w ramach „upominku” wręczamy firmowe gadżety – chociaż na pewno jest to forma reprezentacji, głównym celem jest tutaj promowanie naszej marki. Podobnie jak w pierwszym przypadku, główną różnicą jest tutaj cena – droższe i eleganckie upominki mają znacznie większą szansę na bycie uznanym za formę reprezentacji
-
Wydatki kontrahenta: możliwym jest, że zamówiona przez nas usługa wiązać się będzie z koniecznością dodatkowego montażu, nadzoru, bądź innej okoliczności wymuszającej pobyt. W takim wypadku elementem firmowej etykiety jest opłacenie kosztów, jakie ponosi druga strona. Ich odliczenie jako koszta uzyskania przychodu nie stanowi problemu, trzeba jednak pamiętać o tym, aby zaliczyć je jako „koszta pośrednie”
-
Programy lojalnościowe: taka forma współpracy również jest nie tylko akceptowana, ale uwzględniana w możliwości odliczenia przez prawo podatkowe. Koszta związane z organizacją – w tym nagrody – również mogą być uwzględniane w ramach reprezentowania firmy