Jak opisano to we wcześniejszej poradzie dotyczącej korzystania z firmowego majątku (https://www.biuro24h.pl/poradnik/o-wykorzystywaniu-majatku-firmowego-do-celow-prywatnych/), pełne odpisanie od podatku możliwe jest tylko w sytuacji w której dane elementy majątku firmy wykorzystywane są tylko do celów gospodarczych. Zazwyczaj oznacza to, że dane środki trwałe – w tym przypadku służbowe samochody, chociaż interpretację to przenieść można na inne obiekty – zamknięte są w siedzibie firmy i udzielane wyłącznie w czasie pracy. Pytaniem jednak – postawionym w czerwcu zeszłego roku – jest to, w jakiej formie odbywać się musi kontrola nad używaniem pojazdu, aby zostało to uznane za wiążące.
W rozpatrywanej przez sąd sprawie chodziło o firmę, która – z konieczności – wydawała swoim pracownikom samochody służbowe i zezwalała na ich parkowanie poza terenem firmy. Jak przyznawał właściciel, chodziło tutaj o względy praktyczne – po negocjacjach kończących się w późnych godzinach wieczornych albo przy delegacji zaczynającej się wcześnie rano konieczność dostarczenia/odbioru auta do siedziby firmy stanowiła by niepotrzebne utrudnienie dla pracowników. Na swoją obronę pracodawca przyznał, że nie tylko zawarł stosowne umowy wykluczające prywatne użycie samochodów, ale zainstalował w nich też czujniki GPS które pozwalają prześledzić trasę pojazdów oraz systemy sprawdzające ilość zużytego paliwa.
Według lokalnego organu podatkowego było to jednak niewystarczające – zgodnie z jego interpretacją, jeżeli istniała realna możliwość wykorzystania samochodu do celów prywatnych (jako że wprowadzone zabezpieczenia fizycznie nie uniemożliwiały korzystania z pojazdów), to nie można odliczyć ich jako majątku firmy. Jednak instancja wyższa – Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu – wydał inny werdykt, stwierdzając że przepisy nie stwierdzają dokładnie jak wyglądać ma zabezpieczenie przed użytkiem prywatnym. W swojej odpowiedzi na SA wziął też pod uwagę fakt, że różne przedsiębiorstwa mogą cechować się inną specyfiką działania – stąd próby narzucenia tutaj jednego konkretnego rozwiązania (jak próbowała to czynić katowicka Izba Skarbowa) są zwyczajnie szkodliwe.
Ostatecznie stwierdzono więc, że:
…ocena sposobu wykorzystania samochodów służbowych powinna być dokonana z uwzględnieniem tego, czy stan faktyczny pozwala na stwierdzenie, że nie tylko zachodzi potencjalna możliwość użycia samochodów służbowych do użytku prywatnego, ale czy w rzeczywistości samochody te są wykorzystywane dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika. (…)
na mocy powyższej interpretacji uznając więc ostatecznie
…że dopóki mamy do czynienia z tzw. »czynnikiem ludzkim«, zawsze istnieje potencjalne zagrożenie, że dany pojazd może zostać wykorzystany do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą spółki. Okoliczności tej nie da się całkowicie wyeliminować, chodzi zatem jedynie o stworzenie takich mechanizmów i wprowadzenie takich zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika.