W polskich przedsiębiorstwach coraz częściej i chętniej wprowadza się zachodnie rozwiązania – w tym te dotyczące traktowania pracowników. Nie ma w tym nic dziwnego: doświadczenia pierwszych lat kapitalizmu bardzo szybko nauczyły nas, jak wiele wart jest lojalny pracownik – i że warto czasami wydać nawet na niego więcej, aby zapewnić sobie jego wdzięczność. Nie mówiąc już o tym, że wszelkiego rodzaju udogodnienia pomagają też budować zdrowy klimat w pracy i poprawiają ogólną atmosferę – co również staje się coraz bardziej istotne dla wielu firm, szczególnie tych dbających o własną opinię. Służbowy samochód czy telefon – które dawniej stanowiły odznakę wysokiego statusu albo wdzięczności szefa – teraz coraz częściej dostępne są dla pracowników niższego szczebla. Może nie osiągnęliśmy jeszcze takiego statusu jak zachodnie korporacje, gdzie w biurowcach można znaleźć całe piętra służące do relaksu, jednak powoli zbliżamy się do tego stanu. A jak odpowiada na to prawo podatkowe?
Zgodnie z zapisami w polskim prawie podatkowym, wszystkie rzeczowe aktywa trwałe podlegają kosztom amortyzacji. Aby można było mówić o amortyzacji, własność firmowa spełniać dwa warunki. Po pierwsze, mieścić się w jednej z poniższych kategorii „rzeczowych aktywów trwałych” :
-
nieruchomości w każdej formie: niezależnie od stanu własności (pełna, wynajem, spółdzielczość, a nawet użytkowanie wieczyste) i rodzaju (sama działka, budynek, lokal itp.)
-
Maszyny i urządzenia: tutaj chyba najbardziej widoczne są koszta związane ze zużyciem, jako ze każde urządzenie posiada pewnie „czas życia” po którym konieczna jest jego wymiana
-
Środki transportu: wspomniane już samochody służbowe, w rzadszych przypadkach także inne należące do firmy konstrukcje (na przykład firmowy jacht lub – w bardzo rzadkich i raczej niespotykanych w Polsce przypadkach – prywatny samolot)
-
Ulepszenia w obcych środkach trwałych (czyli wszystko, co należy do firmy stanowiąc wartość dodaną do nieposiadanego przez siebie środka trwałego. Rzadko spotykana kategoria, utworzona raczej aby uniknąć zawiłości prawnych)
-
Inwentarz żywy, dla którego „okres zużycia” równa się po prostu długości życia danego zwierzęcia
Po drugie, użycie przez firmę któregokolwiek z powyższych musi być zaplanowane na okres dłuższy niż rok, a samo aktywa znajdować się wstępnie w stanie nienaruszonym (to jest: bez wcześniejszego zużycia). Amortyzację wpisać można później do kosztów uzyskania przychodów przez firmę w rozliczeniu podatkowym, z czego wiele firm korzysta
Problem pojawia się jednak w momencie, w którym aktywa rzeczowe firmy przekazywane są do użytku pracownika. Zgodnie z logiką, aktywa trwałe używane w celach prywatnych nie powinny podlegać takim samym regulacjom jak te znajdujące się tylko na wyposażeniu firmy. Jednak ustawa o podatku dochodowym – na co zwraca uwagę Izba Skarbowa – nie wprowadza takiego rozróżnienia. Cytując art. 22a, ustęp 1: Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
Jak więc widać, aktualne cele w jakich zostały one używane nie są wspominane w ustawie, i na takie literalne rozumienie powołano się argumentując odpis kosztów amortyzacji dla pojazdów służbowych. Jeżeli więc jako przedsiębiorca wykorzystuję samochód do prywatnych celów – albo udostępniam go pracownikowi, który wykorzystuje go w podobny sposób – nadal zaliczyć mogę to do firmowych kosztów uzyskania przychodów, i odliczyć tą wartość od obciążanej podatkiem kwoty. Podobnie – według oficjalnej interpretacji prawa skarbowego – wygląda sytuacja z nieruchomościami. Jako że wspomniana wyżej ustawa w zasadzie nie czyni szczególnego rozróżnienia pomiędzy kategoriami aktyw trwałych, lokale podlegają takiej samej interpretacji. Generalnie, zgodnie z obowiązującą interpretacją Izby Skarbowej stwierdzić można, że tak długo jak dane środki trwałe wykorzystywane są chociaż częściowo do potrzeb prowadzenia działalności gospodarczej, możliwe jest odliczenie ich od podatku. Nie ma konieczności używania ich w pełni, chociaż koniecznym jest aby nie był to jedynie prywatny użytek.
Niestety, podobnego rozumienia ustawa nie przewiduje dla kosztów zakupu środków trwałych, które przeznaczone zostały później na użytek nasz lub pracowniczy – zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zalicza się wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa. Inaczej mówiąc – elementy, które nie są chronione dodatkowymi przepisami nie mogą zostać używane w celu innym niż określona działalność gospodarcza, w przeciwnym wypadku tracą one swój status i nie można ich odliczyć od podatku
W podobny sposób jak przy odliczeniu amortyzacji od podatku, ustawodawca zdaje się iść na rękę także w kwestii przychodu uzyskanego przez pracownika z tytułu używania firmowego sprzętu. I tak zyski odnoszonego z firmowego auta naliczane są systemem ryczałtu, w kwocie zależnej od pojemności silnika – 250 złotych miesięcznie dla samochodu poniżej 1.6 cm3 i 400 złotych dla większych. Równie łatwo wyliczyć można należną wartość, jeżeli dany pojazd wykorzystywany był tylko czasowo: w tym momencie za każdy dzień liczy się uśrednioną wartość 1/30 całej kwoty za każdy dzień. Więc jeżeli – załóżmy – używałem służbowego samochodu przez 15 dni w miesiącu, oznacza to że podatek zapłacę zapłacę od 15/30 wartości (czyli – w zależności od pojemności – 125 albo 200 złotych). Podobnie wygląda sprawa z amortyzacją lokalu, jeżeli tylko jego część wykorzystywana jest pod działalność: jeżeli – załóżmy – 1/3 mieszkania wykorzystuje jako własne biuro, to odpisów amortyzacyjnych dokonuje w proporcjonalnej wartości do powierzchni całej nieruchomości.