Szczegółowe kwestie dotyczące Krajowego Rejestru Sądowego zostały uregulowane w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Rejestr składa się z trzech wyodrębnionych rejestrów:
rejestrów przedsiębiorców;
rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych czy zawodowych, w tym również fundacji i samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
rejestru dłużników, którzy są niewypłacalni.
Rejestr jest prowadzony przez sądy rejonowe i obejmuje obszar danego województwa bądź jego części. Część zadań KRS zostało zleconych gminom, które zapewniają dostęp do:
Polskiej Klasyfikacji Działalności,
formularzy, które są wymagane przepisami prawa i służą rejestracji spółki jawnej;
informacji i wysokości określonych opłat, sposobie ich uiszczania;
informacji o właściwości sądów rejestrowych.
Przy sądach rejestrowych tworzone są Centralne Informacje Krajowego Rejestru Sądowego, które wykonują szereg zadań m. in. prowadzą zbiór informacji rejestru, udzielają informacji z tegoż rejestru czy prowadzą katalog elektroniczny dokumentów spółek. W Centralnej Informacji można uzyskać wyciągi, odpisy, zaświadczenia oraz potrzebne informacje z rejestru. Krajowy Rejestr Sądowy jest rejestrem jawny, to znaczy każdy ma prawo wglądu do danych, które są zawarte w rejestrze.
W katalogach rejestru są gromadzone podstawowe dokumenty spółek (akcyjnej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki europejskiej) m. in. takie jak: umowy, akty założycielskie czy statusy; teksty ujednolicone tych dokumentów, jeżeli wprowadzono jakieś zmiany; uchwały roczne sprawozdania finansowe. Każdy podmiot wpisany do rejestru ma swoje odrębne akta rejestrowe.