Na pracodawcy ciąży obowiązek udzielania pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym dany pracownik uzyskał prawo do urlopu. Pracownik może odbyć urlop w częściach. Kodeks pracy zobowiązuje jednak, aby przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego trwała co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Urlop wypoczynkowy w żaden sposób nie może zakłócać ciągłości prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego zaleca się prowadzenie planu urlopów, według którego urlopy będą udzielane. Taki plan urlopów ustala pracodawca, licząc się ze zdaniem pracowników a także koniecznością zapewnienia przyjętego toku pracy. Pracodawca może nie ustalać planu urlopów, w przypadku, gdy zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja może również tego nie robić, ale termin urlopu ustala po porozumieniu z danym pracownikiem. Plan urlopów podawany jest do wiadomości pracowników w taki sposób jaki jest przyjęty u danego pracodawcy.
Pracownik może dokonać przesunięcia terminu urlopu, jeżeli jest to umotywowane ważnymi przyczynami. Sam pracodawca może również przesunąć termin urlopu w przypadku, gdy nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważne zakłócenia w toku pracy danego zakładu. Urlop zostanie również przesunięty na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć wyznaczonego urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy takich jak:
czasowa niezdolność do pracy, powstała na wskutek choroby;
odosobnienie z związku z odbywaną chorobą zakaźną;
powołania na ćwiczenia wojskowe;
powołania na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
urlopu macierzyńskiego.