Przedsiębiorca, który przeprowadza transakcje z kontrahentami wspólnotowymi musi posiadać numer VAT UE. Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT zarejestruje się jako podatnik VAT UE przed dokonaniem:
wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a więc nabycia towarów od kontrahenta unijnego będącego przedsiębiorcą,
nabycia usług, dla których miejscem świadczenia jest siedziba nabywcy,
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – sprzedaży towarów przez czynnego podatnika VAT, który dostarcza towary kontrahentowi z UE,
świadczenia usług dla zagranicznych kontrahentów z UE, w przypadku których miejsce świadczenia usług jest ustalone, jako miejsce prowadzenia działalności czy też zamieszkania przez nabywcę.
Podatnik, który podlega obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnik czynny VAT, ma obowiązek przed dniem dokonania pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy czy pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w zgłoszeniu rejestracyjnym o zamiarze rozpoczęcia wykonywania określonych czynności.
Dodatkowo obowiązek rejestracyjny w zakresie WNT dotyczy podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z podatku VAT, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego, oraz rolników ryczałtowych o ile wartość WNT na terytorium kraju w trakcie roku podatkowego przekroczyła kwotę 50 tys. zł netto. Przedsiębiorca, który będzie świadczył usługi , które podlegają w państwie usługobiorcy stawce 0% czy też ą w tym kraju zwolnione z VAT, nie musi się rejestrować jako podatnik VAT UE.
Uzyskanie numeru VAT UE wymaga dokonania zgłoszenia na formularzu VAT-R. W przypadku, gdy przedsiębiorca posiada status czynnego podatnika VAT dla transakcji krajowych, uzyskanie numeru VAT UE wymaga tylko dokonania odpowiedniej aktualizacji zgłoszenia VAT-R.