Pozasądowa windykacja należności obejmuje określone działania mające na celu skłonienie dłużnika do dobrowolnego wykonania zobowiązania. Polega ona głównie na działaniach w postaci upomnienia czy też wezwania do zapłaty. Wierzyciel proponuje dłużnikowi ugodowe załatwienie sprawy, oferując pomoc w spłacie zadłużenia rozkładając dług w czasie. Pozasądowa windykacja należności jest dużo korzystniejsze niż postępowanie sądowe czy egzekucyjne. Wiąże się przede wszystkim z mniejszą czasochłonnością. Nie bez znaczenia pozostają również koszty samego postępowania.
Przedsiębiorca może na własną rękę spróbować odzyskać należności, a może też powierzyć to specjalnie wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej, która będzie się starała w jak najkrótszym czasie odzyskać należności. Firma będzie prowadzić z klientem mediacje dotyczące spłaty zadłużenia, a w przypadku braku potrzebnych danych do kontaktu może również pozyskać potrzebne dane. Bardzo często pozyskują również informacje o kondycji finansowej dłużnika określając czy dłużnik jest w stanie spłacić zadłużenie.
Firmy windykacyjne w procesie windykacji stosują praktyki, które są dozwolone przepisami prawa. Bardzo często też przez rozpoczęciem procesu windykacji ustalają z klientem indywidualny zakres czynności windykacyjnych.
Proces windykacji jest wspierany przez negocjatorów terenowych oraz firmy świadczące usługi detektywistyczne. Działania detektywistyczne mają na celu przeciwdziałanie jakimkolwiek próbom celowego unikania spłaty bądź też ukrywania majątku. Przed zleceniem firmie zewnętrznej pozasądowej windykacji, przedsiębiorca musi pamiętać, że od określonych działań windykatorów będzie zależały nie tylko stosunki z dłużnikami, ale również pozytywne postrzeganie samej firmy.