Zasady rozliczania eksploatacji samochodu pracownika wykorzystywanego dla celów służbowych określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zwrot kosztów pracownikowi następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest zawarta między pracownikiem a pracodawcę. Z treści umowy powinno wynikać, że została ona zawarta o używanie pojazdu do celów służbowych.
Koszt używania pojazdu jest pokrywany przez pracownika, według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Stawki nie mogą być jednak wyższe niż:
0,4488 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
0,7195 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika ponad 900 cm3
Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne według liczby mieszkańców w danej gminie bądź też mieście. Limit nie może przekroczyć:
300 km — do 100 tys. mieszkańców,
500 km — ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
700 km — ponad 500 tys. mieszkańców.
Zwrot kosztów następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu, który jest obliczany jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów.
Kwota ustalonego ryczałtu podlega zmniejszeniu o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu urlopu, choroby, podróży służbowej, która trwa co najmniej 8 godzin czy też innej nieobecności. Od ryczałtu odliczany jest również każdy dzień, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.