Na przedsiębiorcy, który zatrudnia pracowników ciąży obowiązek nie tylko obliczania składek na ubezpieczenia społeczne ale również ich opłacania za każdy miesiąc kalendarzowy. Przedsiębiorca dodatkowo rozlicza składki na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Płatnik musi złożyć odpowiedni komplet dokumentów rozliczeniowych:
ZUS DRA – a więc deklarację rozliczeniową;
ZUS RCA – raport miesięczny o należnych składkach a także wypłaconych świadczeniach;
ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach przekazywanych na ubezpieczenie zdrowotne;
ZUS RSA – imienny raport o wypłaconych świadczeniach a także przerwach w opłacaniu składek.
Przedsiębiorca musi przechowywać kopie złożonych do ZUS dokumentów przez okres 5 lat od dnia przekazania. Podmiot rozlicza w jednej deklaracji rozliczeniowej należne składki wszystkich ubezpieczonych z każdego tytułu. Przedsiębiorca musi odpowiednio oznaczyć numerami, według zasad określonych przez ZUS, deklaracje rozliczeniowe. W przypadku gdy raport został nieprawidłowo sporządzony płatnik może wystawić korygujący imienny raport miesięczny.
Przedsiębiorca przekazuje pracownikowi raport miesięcy bądź w formie drukowanej bądź elektronicznej, w celu jego weryfikacji. Przedsiębiorca opłaca podzielone składki na wskazane przez ZUS rachunki bankowe. Inny rachunek będzie dla ubezpieczeń społecznych, a jeszcze inny dla ubezpieczeń zdrowotnych. Opłata składek musi nastąpić w formie bezgotówkowej, poprzez obciążenie rachunku bankowego przedsiębiorcy, który jest płatnikiem składek. Konieczne jest więc w tym przypadku posiadanie rachunku bankowego.