Bardzo często ma miejsce sytuacja, kiedy to pracownik wykorzystuje pojazd prywatny do celów służbowych. W rezultacie, aby koszty eksploatacyjne takiego samochodu mogły zostać odliczone od przychodów firmy przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Ewidencję prowadzi się w okresie miesięcznym przez użytkownika i powinna być ona podsumowywana przez przedsiębiorce. Główne elementy ewidencji to: imię i nazwisko oraz adres zamieszkania osoby używającej samochód do celów służbowych i oczywiście dane pojazdu takie jak numer rejestracyjny, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę, cel wyjazdu, opis trasy. Dodatkowo ewidencja powinna zawierać liczbę faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawkę za 1 km przebiegu. Zapisy w ewidencji dokonywane są na podstawie dowodów opisujących wydatki eksploatacyjne.
Obowiązuje jednak limit wydatków jakie mogą zostać rozliczone. Jest on ustalany na poziomie kwot stanowiących wynik operacji przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.
Na wniosek samego pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd służbowy (podróż krajową bądź zagraniczną) samochodem osobowym, niebędącym własnością pracodawcy. W takiej sytuacji, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, które będą stanowić iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu według limitów zawartych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r. Koszty używania pojazdów do celów służbowych oczywiście pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu.