Przedsiębiorca ma obowiązek gromadzenia określonych dowodów księgowych na potrzeby rozliczenia poniesionych wydatków eksploatacyjnych w związku z wykorzystaniem pojazdu do celów działalności gospodarczej. Takimi dowodami będą faktury, rachunki, które dotyczą bieżących kosztów zakupu części, materiałów czy usług związanych z użytkowanie pojazdu.
1 stycznia 2013 r. został zniesiony obowiązek zamieszczania na fakturach za paliwo numeru rejestracyjnego pojazdu, do którego te paliwo zakupiono. Wcześniej ten obowiązek wynikał z przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministerstwa Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Zamieszczanie na fakturach numeru rejestracyjnego na fakturach zakupowych dotyczących paliwa jest jednak korzystne dla samego przedsiębiorcy, mimo że nie ma już takiego obowiązku. Po pierwsze przyporządkowanie zakupu do konkretnego pojazdu zmniejsza ryzyko zakwestionowania takiego wydatku jako kosztu przez organy podatkowe. Również będzie to istotne, w przypadku, gdy przedsiębiorca będzie korzystał w prowadzonej działalności gospodarczej zarówno z pojazdów, które są objęte pełnym jak również ograniczonym odliczeniem podatku VAT. Przedsiębiorca umieszczając numer rejestracyjny na dokumencie może więc z łatwością przyporządkować określony sposób odliczania podatku do danego pojazdu. I tak dla samochodu osobowego, który służy zarówno celom prywatnym jak i prowadzonej działalności będzie możliwe odliczenie tylko 50% naliczonego podatku VAT od wydatków na jego zakup oraz eksploatację.