W świetle przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wyposażenie będzie rozumiane jako rzeczowe składniki majątku, które są związane z wykonywaną działalnością i które nie zostały zaliczone do środków trwałych zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym.
O tym, czy dany sprzęt jest wyposażeniem, czy też środkiem trwałym, decyduje definicja zawarta w ustawie o podatku dochodowych od osób fizycznych, ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawie o rachunkowości. W ustawie o podatku PIT nie odnajdziemy bezpośredniej definicji środka trwałego, ale wyszczególnienie jakie warunki musi spełnić środek trwały aby podlegał amortyzacji. Definicja wprost została zawarta w ustawie o rachunkowości.
Przedsiębiorca, a dokładniej osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mają obowiązek prowadzić ewidencję wyposażenia. Z tym, że nie każde wyposażenie jest ujmowane w ewidencji, ale tylko takie, którego wartość początkowa według stosownych przepisów przekracza kwotę 1500 zł.
W ewidencji wyposażenia powinny być określone takie dane jak:
numer kolejnego wpisu,
data nabycia,
numer dokumentu księgowego: faktury bądź też rachunku,
nazwa wyposażenia,
cena zakupu wyposażenia bądź też koszt wytworzenia,
numer pozycji, pod którą został wpisany koszt związany z nabyciem wyposażenia,
data likwidacji bądź też data sprzedaży czy darowizny,
przyczyna likwidacji wyposażenia.