Wbrew obiegowej opinii, urlop – jako instytucja – wcale nie jest czymś niezbywalnym. Prawo pracy zezwala w szczególnych okolicznościach na przywołanie pracownika – szczególnie jeżeli jest on jedyną osobą, która jest w stanie wypełnić dane zadanie lub doszło do nieprzewidzianego wakatu na stanowisku (wypadek, choroba itp.). Oczywiście, nie oznacza to – z drugiej strony – że pracownik ma w tym przypadku pozostawać bez jakiejkolwiek rekompensaty. Obligatoryjnym jest wypłacenie pracownikowi rekompensaty za utracony urlop… jednak, jak przy każdych firmowych wydatkach, pojawia się tutaj kwestia podatkowego rozliczenia. Co wtedy zrobić?
Wspomniany już obowiązkowy charakter rekompensaty wynika z § 2 Art. 167 Kodeksu Pracy, który stwierdza że:
…pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Niestety, jak w przypadku wielu przepisów odnoszących się do stosunku pracy, nie ma tutaj jasnego określania co dokładnie podlegać by miało temu zwrotowi. Najczęściej przyjętą praktyką – niepisaną, ale stosowaną przez większość przedsiębiorców – jest zwracanie kosztów za:
-
Pobyt w hotelu/ośrodku wraz z wyżywieniem, w części niewykorzystanej przez pracownika, tak długo jak taki zwrot nie przysługuje od organizatora wypoczynku
-
Bilety i rezerwacje na formy rekreacji (koncerty, zabawy, wynajem sprzętu, warsztaty itp.)
-
Podróż powrotną z miejsca urlopu
-
Wcześniej zakupione (i niewykorzystane) bilety powrotne z urlopu
-
Ewentualne noclegi w drodze powrotnej
Z perspektywy pracodawcy wydatki poniesione na w.w. zwroty w pełni kwalifikują się do zaksięgowania jako koszta przychodów – ściągając pracownika z powrotem, pracodawca liczy na wykonanie istotnego dla firmy zadania. Trzeba jednak – co ważne – wykazać, że rzeczywiście przerwanie urlopu było celowe i gospodarczo uzasadnione. Możliwym jest też procedura podobna, związana z przełożeniem zaplanowanego wcześniej urlopu jeżeli służyć ma to istotnym interesom firmy – chociaż tutaj nie ma obowiązku zwrotu za poniesione wcześniej koszta, praktyka taka jest powszechna a poniesione przez firmę koszta również odliczyć można od podatku
Z perspektywy pracownika z kolei sprawa wygląda nieco inaczej – jeżeli doszło tylko i wyłącznie do zwrotu za poniesione na wypoczynek wydatki, nie występuje tutaj przychód i nie ma obowiązku podatkowego rozliczenia. Pojawia się jednak możliwość dodatkowej bonifikaty ze strony pracodawcy, związanej z wcześniejszym odwołaniem z urlopu – w tym wypadku jest to już notowany przychód, z którego koniecznym jest rozliczenie się. W podobny sposób wygląda sprawa zwrotu za koszta niepowiązane bezpośrednio z urlopem. Dla przykładu: wykupiona wcześniej sesja z instruktorem na stoku stanowi element wyjazdu (kwalifikuje się do zwrotu), ale wcześniejszy zakup nart i innego sprzętu (nawet jeżeli dokonany właśnie w tym celu) już nie.