Zasady rozliczania eksploatacji samochodu pracownika wykorzystywanego dla celów służbowych określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zwrot kosztów pracownikowi następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest zawarta między pracownikiem a pracodawcę. Z treści umowy powinno wynikać, że została ona zawarta o używanie pojazdu do celów służbowych.