Bardzo często ma miejsce sytuacja, kiedy to pracownik wykorzystuje pojazd prywatny do celów służbowych. W rezultacie, aby koszty eksploatacyjne takiego samochodu mogły zostać odliczone od przychodów firmy przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Samochodem ciężarowym w świetle przepisów ustawy z dania 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym jest pojazd samochodowy, który jest przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu ładunków. Samochodem ciężarowym będzie również samochód ciężarowo-osobowy, który jest przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu ładunków oraz osób w liczbie od 4 do 9 uwzględniając w tym kierowcę.
Leasing jest na tyle wygodnym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy, gdyż umożliwia mu korzystanie tak naprawdę z nowego samochodu bez konieczności inwestowania w jego całościowy zakupów, a warunkiem jest tylko spłacanie zaciągniętego zobowiązania w systemie ratalnym przez określony czas. Leasing jest świetną alternatywą dla tych przedsiębiorców, którzy nie chcą bądź nie mogą zaciągnąć kredytu bankowego. Z leasingu mogą korzystać zarówno te firmy, które chcą poszerzać swoją działalność poprzez budowanie własnej floty transportowej bądź też nowo powstałe firmy, które potrzebują samochodów do rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Posiadanie samochodu firmowego wiąże się z koniecznością przestrzegania określonych zasad dotyczących ewidencji. Zazwyczaj pojazdy, dla których przewidziano okres używalności ponad rok, podlegają wpisaniu do ewidencji środków trwałych. Konsekwencją wpisania samochodu do środków trwałych jest uprawnienie do zaliczenia kosztów ich nabycia do kosztów podatkowych i rozliczenia ich w postaci odpisów amortyzacyjnych.
Świadczenie, które jest związane z udostępnianiem pracownikowi samochodu służbowego również do celów prywatnych w części finansowane przez pracodawcę, jest uwzględniane w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Świadczenie uwzględnia się również w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Świadczenie w rozumieniu przepisów stanowi przychód ze stosunku pracy i nie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
W określonych przypadkach przedsiębiorca mimo, że posiada własne pojazdy korzysta z usług transportowych osób bądź też towarów, które zostaną zrealizowane środkami należącymi do podmiotów zewnętrznych. Mam to miejsce chociażby w przypadku, gdy przedsiębiorca zamawia towary nabywane zagranicą i nie dysponuje odpowiednimi pojazdami, czy też nie posiada odpowiednich zezwoleń aby taki ładunek przetransportować.
Samochodem osobowym będzie pojazd, którego w świetle przepisów o ruchu drogowym dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony i jest konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób licząc kierowcę. Mimo, że dany pojazd spełnia powyższe warunki nie będzie można go uznać jako samochód osobowy w przypadku, gdy:
Współcześnie trudno wyobrazić sobie prowadzenie działalności gospodarczej bez posiadania samochodu. Zwłaszcza w firmach, w których działalność opiera się na transporcie towarów i osób.
Samochody używane w działalności gospodarczej podlegają szczególnym zasadom ewidencjonowania. Przede wszystkich muszą być ujmowane w ewidencji środków trwałych, z racji tego, że ich okres używalności jest dłuższy niż jeden rok. Pojazd wpisywany jest do ewidencji najpóźniej w miesiącu, w którym został przekazany do używania. Dokonując wpisu do ewidencji koniecznie trzeba określić wartość początkową, która jest niezbędna przy późniejszych odliczeniach amortyzacyjnych.