Każdy dokument księgowy wymaga zatwierdzenia pod względem formalno – rachunkowych oraz merytorycznych. Zatwierdzenia dokonuje upoważniona do tego osoba. Konieczne jest również opisanie go w taki sposób, aby nie było wątpliwości co do klasyfikacji wydatku czy też źródła jego finansowania.
Dowodem księgowym jest dokument sporządzony w sposób prawidłowy odzwierciedlający daną operację gospodarczą, która ma wpływ na składniki bilansu przedsiębiorstwa. Operacją gospodarczą jest m. in. przelew z banku, zakup towarów, otrzymanie zapłaty od dostawcy. Dowód księgowy jest podstawą do zapisu w księgach rachunkowych.
Zasady prowadzenia ryczałtu ewidencjonowanego zostały określone w ustawie z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
Bilans jest wartościowym zestawieniem składników majątkowych – aktywów oraz pasywów, jakimi dysponuje przedsiębiorstwo, przedstawiającym wielkość oraz strukturę majątku, a także strukturę źródeł finansowania tego majątku na dzień bilansowy. Bilans innymi słowy jest fotografią, obrazem stanu majątkow
Rachunek zysków i strat jest zestawieniem całości przychodów oraz zysków danego podmiotu, którym przeciwstawia się poniesione koszty ich uzyskania oraz wynik zdarzeń nadzwyczajnych stanowiący różnicę pomiędzy zyskami nadzwyczajnymi a stratami nadzwyczajnymi. Rachunek zysków i strat może być sporządzony jako porównawczy rachunek zysków i strat bądź też jako kalkulacyjny rachunek zysków oraz strat.
Ustawa z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości nałożyła na przedsiębiorców obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji swoich aktywów i pasywów. Podmiot może przeprowadzić inwentaryzację w drodze spisu z natury.
Przez pojęcie aktywów rozumiemy środki gospodarcze, składniki majątkowe, którymi rozporządza dana jednostka gospodarcza. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości definiuje aktywa jako kontrolowane przez określoną jednostkę zasoby majątkowe, które posiadają wiarygodnie określoną wartość i powstały w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przeszłości wpływ do danej jednostki określonych korzyści ekonomicznych.
Odpisy amortyzacyjne stanowią odzwierciedlenie utraty wartości środków trwałych wraz z upływem lat ich użytkowania. Amortyzacja jest niczym innym jak równowartością tego zużycia, która jest zaliczana do kosztów działalności. Przedsiębiorca dokonuje umorzenia, a więc okresowego korygowania wartości początkowej środków trwałych o wartość ich zużycia. Wysokość odpisów amortyzacyjnych może być różna w poszczególnych okresach bądź przyjmować stałą wartość, wszystko zależy od tego jaką metodę amortyzacji przyjmie przedsiębiorca.
Podstawowym aktem prawnym regulującym w Polsce zasady prowadzenia rachunkowości jest ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Do nadrzędnych zasad rachunkowości zaliczana jest:
zasada wiernego obrazu (art. 4 ust. 1)
Jednostki gospodarcze są zobowiązane w sposób rzetelny oraz jasny przedstawiać sytuację majątkową i finansową.
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe przedsiębiorca musi przechowywać w należyty sposób. Dokumenty muszą być chronione przed niedozwolonymi zmianami, zwłaszcza przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem bądź też zniszczeniem.